Google Docs es un procesador de textos muy popular. Cambió para siempre la forma en que las personas escriben, toman notas y colaboran en un solo documento. Microsoft Word siempre estuvo ahí, pero de forma muy limitada. Además, nunca fue gratis. Google ofrece su suite ofimática de aplicaciones de forma gratuita. ¿Y lo que es más? Los documentos que crea ni siquiera se cuentan para el almacenamiento gratuito de 15 GB que obtiene con Google Drive. Dulce. Donde realmente brilla Google Docs es la parte de la colaboración. La gente usa cada vez más la función de chat para comunicarse directamente dentro de Docs en lugar de usar una aplicación de chat de terceros como Skype o Hangouts u otras aplicaciones de chat de negocios como Slack.
¿Por qué? Buena pregunta. Veamos por qué las personas, y especialmente los adolescentes, utilizan cada vez más Google Docs para chatear con otras personas y cómo puede hacerlo usted también de una manera productiva, rápida y sencilla.
Por qué utilizar Google Docs Chat para chatear
Imagínate esto. Está trabajando en un proyecto de escuela u oficina, dentro de un documento. Necesitas ayuda. Le pide a su colega o amigo que se una a Google Docs. Para hacerlo, le envía rápidamente una invitación por correo electrónico y ahora está en línea. Ambos están ahora trabajando en el mismo documento, pero su cadena de pensamientos no coincide. En lugar de usar Slack o alguna otra aplicación de chat, que tendrá que abrir en una nueva ventana, puede chatear en Google Docs para comunicarse en la misma pestaña.
Esto ahorra tiempo y permite a los usuarios ser más rápidos y productivos sin dejar el documento. Llamar la atención sobre diferentes partes del documento es aún más fácil. Puede seleccionar palabras o frases y agregar un comentario para que otros lo lean. Los comentarios, junto con el chat en vivo, hacen de Google Docs una de las mejores aplicaciones para chatear y colaborar.
Chat de Google Docs
Abra un documento de Google si aún no tiene uno abierto. No importa cuántos usuarios estén colaborando en el documento, puede enviar un mensaje de chat a todos a la vez. Google Docs se puede utilizar para la comunicación grupal abierta, lo que lo hace mucho más poderoso.
Para iniciar un chat, simplemente haga clic en el nombre de cualquier persona para abrir una nueva ventana de chat.
Ahora puede chatear con la persona en vivo sin dejar el documento en absoluto. Como puede ver, esto puede suponer un ahorro de tiempo real y reduce la necesidad de depender de otra aplicación dedicada de mensajería o chat.
Aquí hay algunas cosas que necesita saber sobre la función de chat de Google Docs.
- Puede ver la opción de chat solo cuando hay más de una persona activa en el documento. De lo contrario, la función de chat permanecerá invisible.
- Puede chatear en tiempo real, sin embargo, no puede enviar ni adjuntar archivos usando esa función. Supongo que Google quiere que uses Drive para eso. Creo que hubiera sido genial si pudieras adjuntar archivos usando la función de chat que se compartirían a través de los servidores de Drive. De esa manera, seguirás siendo parte del ecosistema de Google. Quizás, esta característica se agregará en el futuro.
- Incluso si cierra la ventana de chat, seguirá recibiendo mensajes en segundo plano de otros usuarios que todavía están participando. Los verá todos la próxima vez que abra la ventana de chat.
- Verá un punto rojo cerca de la burbuja de chat en la parte superior si hay mensajes no leídos. Este punto rojo aparecerá incluso si el documento está abierto pero la ventana de chat está cerrada.
- Permanecerás parte del chat mientras seas parte del documento en sí. Son tratados como uno por Google. Entonces, en el momento en que acepte la invitación a un documento de Google, se lo agregará al chat si hay uno abierto.
- Si el documento de Google se comparte públicamente, todos los que hayan recibido una invitación por correo electrónico pueden ver y participar en el chat. Tenga en cuenta que los animales anónimos (usuarios) que pueden ver el documento porque recibieron un enlace público al documento, pero no fueron invitados personalmente por correo electrónico, no verán la ventana de chat ni los mensajes que contiene.
- Si cierra la sesión o cierra Google Doc, dejará de recibir mensajes de chat. Todos los mensajes que se enviaron cuando se desconectó no serán visibles para usted cuando vuelva a iniciar sesión. Esto implica que los mensajes de chat no se guardan en ningún lugar, sino que ocurren en tiempo real de todos modos.
- No hay forma de exportar sesiones de chat o guardar mensajes de chat para futuras referencias. La única forma de guardarlos es tomando capturas de pantalla, que pueden ser engorrosas, por decir lo menos. o, puede seleccionar la ventana de chat, presione Ctrl + A en su teclado para seleccionar todos los mensajes de texto y copiarlos. Luego puede guardarlo en cualquier lugar, como un archivo de bloc de notas o algo así.
- El chat en Google Docs también está disponible para usuarios móviles del servicio. No hay pasos adicionales involucrados aquí.
- La función de chat solo está disponible para usuarios de 13 años o más. Google determinará esto a partir de su perfil de Gmail o Google.
- Si no puede ver la ventana de chat, también es posible que el administrador lo haya eliminado del documento o haya deshabilitado la función de chat por completo en la configuración. Esto solo es posible para los usuarios de GSuite en este momento.
- Esta es una función de chat grupal que significa que no puede conversar con colaboradores individuales en ventanas de chat separadas.
Como puede ver en la captura de pantalla anterior, el chat desapareció en el momento en que mi colega se desconectó y regresó. Esta es una de las limitaciones inherentes al chat en Google Docs.
Uso de la función de voz a texto en Google Docs para chatear
Otra característica con la que viene el chat de Google Docs es voz a texto. Puede usar su voz para enviar mensajes y comunicarse. Esto puede ahorrarle tiempo si sus manos están ocupadas haciendo otra cosa. Como cuidar la investigación. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta antes de ver cómo habilitar esta función y usarla.
- La conversión de voz a texto solo está disponible para usuarios de computadoras portátiles o de escritorio. Aunque los teléfonos inteligentes admiten esta función e incluso el Asistente de Google acepta comandos de voz, de alguna manera, el chat en Google Docs en dispositivos móviles omite esta función.
- Necesitará un micrófono que funcione para usar esta función
¿Cómo habilitar la escritura por voz?
Abra Google Docs en un navegador de su elección. Prefiero Chrome. Abra el documento en el que desea charlar. Asegúrese de que haya al menos un colaborador en línea antes de comenzar el chat. De lo contrario, no funcionará como se indicó anteriormente. Ahora seleccione Herramientas en el menú de arriba y haga clic en Escritura por voz.
También puede usar el atajo de teclado Ctrl + Shift + S para habilitarlo o deshabilitarlo. Ahora debería ver un icono de micrófono a la izquierda. Ahora hará clic en él antes de hablar.
Puede establecer su idioma preferido usando el menú desplegable sobre el ícono del micrófono. Esto convertirá su discurso utilizando el dialecto correcto, ya que existen diferencias sutiles entre, por ejemplo, inglés de EE. UU. E inglés de Reino Unido. La ventana emergente del micrófono se puede mover a cualquier lugar de la pantalla si cree que se interpone en el camino del documento.
¿Notó la línea punteada debajo de la nueva oración? Eso denota que la oración se escribió mediante escritura por voz, para distinguirla del texto escrito con el teclado. ¿Notaste la falta de puntuación? Tendrás que decirlas también. Por ejemplo, diga «coma» si desea insertarla.
A continuación, se muestran algunos comandos de puntuación habituales que puede utilizar. La lista no es exhaustiva.
- coma
- signo de interrogación
- nuevo para
- parada completa
- nueva línea
Estos deberían ser suficientes para comenzar. Puede acceder a la «ayuda de escritura por voz» pronunciando el mismo comando.
Función de chat de Google Docs
La función de chat de Google Docs es informal, lo que se desprende de la cantidad de funciones que faltan en el tostador. No hay forma de adjuntar archivos, exportar conversaciones y, si abandona la ventana de chat, no verá los mensajes pasados. No obstante, es de gran valor para quienes colaboran en un solo documento. El chat en tiempo real mientras trabajan juntos puede eliminar la posibilidad de errores de la ecuación. Lo único que me molesta es que no puedo compartir archivos a pesar de que Docs es parte del ecosistema de Drive.