Crear etiquetas de dirección es una tarea difícil, pero solo si está utilizando las herramientas incorrectas. La mayoría de nosotros usamos Google Docs para escribir, editar y colaborar en línea, pero ¿sabías que también puedes usarlo para diseñar y hacer etiquetas de dirección? Google Docs se puede utilizar para crear plantillas de todo tipo que luego se pueden modificar y reutilizar según lo requiera la situación.
De hecho, se dará cuenta de que crear etiquetas de direcciones en Google Docs es mucho más fácil que hacerlo sin conexión, donde es posible que necesite la ayuda de otro personal de la oficina. Esto se convertirá en un trabajo de un solo hombre / mujer con la ayuda de Google Docs y un complemento genial.
Vamos a empezar.
Organizar contactos en hoja de cálculo
¿Dónde están todos tus contactos? Necesita crear una nueva hoja de cálculo e ingresar contactos en una columna. Ya sea que esté utilizando Contactos de Google / Gmail o Outlook, siempre hay una forma de exportar contactos en un archivo CSV. Esto le quitará el arduo trabajo del trabajo. La mayoría de las aplicaciones de CRM también vienen con esta función. Luego, puede agregar o eliminar contactos de la hoja de cálculo según sea necesario.
Asegúrese de que la hoja de cálculo esté en el orden correcto. Eso significa que el nombre de cada contacto está en una fila separada con otros detalles como la dirección y los números en las celdas siguientes. Escanee las entradas para descartar errores y corregirlos cuando sea necesario.
Complemento de etiqueta de Google Docs
Puede abrir / crear un nuevo documento de Google Docs escribiendo docs.new en la barra de direcciones del navegador. Haga clic en Obtener complementos en la pestaña Complementos para abrir una nueva ventana emergente.
Utilice la barra de búsqueda para buscar e instalar el complemento Avery Label Merge.
Este complemento necesita acceso a su Google Drive para obtener los datos de la hoja de cálculo. Haga clic en Permitir cuando se le solicite permiso para asegurarse de que todo funcione sin problemas.
Haga clic en la pestaña Complementos nuevamente y seleccione Iniciar en el menú de complementos de Avery para comenzar el proceso. Aparecerá una ventana emergente en la barra lateral derecha.
Haga clic en el botón Seleccionar hoja de cálculo en la parte superior para elegir la hoja de cálculo de Google Sheets donde ha exportado los contactos para hacer etiquetas de dirección. Otras opciones incluyen elegir nombres directamente debajo del menú desplegable. Haga clic en el botón Agregar para agregar nuevas filas. Avery comprende que el proceso puede ser difícil de entender, por lo que han escrito una guía que notará que aparece en el documento abierto de Google Docs.
Tenga en cuenta que existen algunas restricciones en la versión gratuita o de prueba. Esa información está disponible en la esquina inferior derecha de la pantalla. Actualmente, tiene un límite de 20 combinaciones con un máximo de 50 etiquetas por combinación. Lo suficientemente bueno como para probar el complemento y ver si funciona correctamente o según lo previsto. La versión pro le costará $ 30 por año o $ 80 por una licencia de por vida.
Haga clic en el botón Filtrar filas para agregar una nueva columna al final de la hoja de cálculo. Ahora, simplemente escriba x en cualquier celda de una fila para filtrar toda la fila / contacto por completo. Útil para omitir contactos de etiquetas que de otra manera no desea eliminar manualmente.
Así es como se verá en la hoja de cálculo en acción.
Así es como se verá en Google Docs, donde está administrando los contactos de la hoja de cálculo.
Según la información que ha proporcionado, el cuadro de la etiqueta aparecerá dentro del documento de Google Docs al final. También debe haberlo notado en las capturas de pantalla anteriores. Los valores cambiarán según las opciones que haya elegido en la rotuladora complementaria Avery.
Puede cambiar el formato de fuente aquí, en el cuadro como se ve en la captura de pantalla anterior, y se reflejará en la etiqueta que haga en Google Docs. También puede combinar imágenes, QR y códigos de barras si lo desea. Haga clic en el botón Combinar para comenzar el proceso.
La hoja de cálculo original se actualizará para mostrar la fecha y hora de la última combinación. El complemento en Google Docs mostrará dos enlaces para descargar etiquetas de dirección recién creadas en formato Docs y PDF que puede descargar y guardar en su escritorio.
Era perezoso y, por lo tanto, escribía alfabetos en lugar de nombres propios, pero así es como se verían las etiquetas de dirección si hubiera ingresado nombres e imágenes también correctamente.
Las cosas dependerán de cómo formatee la etiqueta con texto, imágenes, etc.
Conclusión: cree etiquetas de dirección en Google Docs
Crear etiquetas de dirección es fácil pero no gratis con el complemento Avery Label Merge. La versión gratuita es muy limitada y no es adecuada para corporaciones e incluso empresas medianas. Le sugiero que pruebe la versión de prueba para ver si las funciones se adaptan a sus necesidades y, si lo hace, continúe.
