Si alguna vez organizó un evento, probablemente se habría dado cuenta de la frecuencia con la que olvidó una o dos cosas importantes, incluso después de que se lo recordaran varias veces.
Organizar un evento exitoso es bastante estresante y si desea que sea memorable, debe hacer un esfuerzo adicional.
Desea concentrarse en hacer que los participantes se sumerjan en el programa, sean sociables y educativos si desea que el evento sea memorable. Haz una reflexión profunda sobre los eventos que has disfrutado o no, para que tengas una idea de qué incluir o no en tu itinerario a la hora de planificar tu propio evento.
Permitir que su audiencia vea a un orador durante horas sin descanso nunca puede llamar la atención, incluso si los oradores están ofreciendo valor. En este artículo, queremos resaltar las formas en que puede realizar eventos exitosos y no tener que olvidar nada.
1. Planifique todo el evento
La planificación es muy esencial si quieres tener un evento exitoso y no olvidar nada. Debes tener en cuenta todo lo que quieras que aparezca en el evento hasta el más mínimo detalle. El plan debe cubrir los refrigerios, el contenido, la logística y la promoción del evento.
Cree un documento donde cada miembro del equipo pueda ver sus tareas, el cronograma para completarlas y el panorama general. Divida el documento en una lista de las tareas principales, antes de llevarlo un poco más lejos dividiéndolo en más detalles en términos de cada proceso que debe realizarse. Mientras hace todo eso, nunca olvide designar el período de tiempo en el plan. A menudo se subestima el tiempo que tardaría en completarse una tarea y cuándo debería hacerlo. Ese no debería ser el caso, ya que agregar un período de tiempo lo ayuda a recordar o recordar cosas que podría olvidar.
2. ¿Qué consideras una necesidad para el evento?
En casi todos los eventos, hay necesidades de cosas diferentes como comida, música, altavoces, decoraciones y cosas por el estilo. Debe resolver esto al principio de su etapa de planificación. ¿Es un evento al aire libre? Es posible que desee visitar este sitio web para preparar un escenario para usted. ¿Qué tal la seguridad? Todas estas y otras cosas similares son necesarias para el éxito de su evento.
3. ¿Existe un propósito para el evento?
¿Tiene una respuesta a esa pregunta? Si es así, ¿se ha escrito claramente en su libro de planificación? Si no, probablemente debería dar un paso atrás para averiguar cuál es el propósito de su evento. Los objetivos claros facilitan la planificación del evento. Sabría quién es su público objetivo y qué les gusta por igual, como tal, es fácil para usted identificar y recordar qué se debe incluir en el programa del evento y qué no.
Saber lo que su evento quiere lograr puede parecer demasiado obvio, pero ese conocimiento no solo lo ayudaría a mantenerse enfocado en el propósito del evento, sino que también tendría una dirección que lo ayudaría a lograr su visión. Empiece a pensar en la mejor forma de atraer a su audiencia después de conocer el propósito del evento a través del marketing y la promoción.
4. Fuente para oradores interesantes y diversos
¿Ha habido eventos en los que los oradores hablaron continuamente sin pausa o tal vez tuvo la suerte de estar bajo un orador estelar que no solo pudo educar, sino también interactuar con su audiencia? ¿Recuerda cómo se sintió cuando asistió a ese evento? Cuando escuchas a un orador, no tardas mucho en determinar si es un buen presentador o no.
Al elegir un orador para su evento, seleccione uno que haya sido ampliamente recomendado o alguien a quien haya visto hablar personalmente. Quieres un orador que pueda llamar la atención de los asistentes. Además, asegúrese de que los paneles a los que está invitando sean diversos. La gente siempre quiere escuchar a un grupo diverso que pueda aportar diferentes opiniones y experiencias al programa.
5. Seleccione una buena ubicación
Busque una ubicación que coincida con el tipo de evento que va a tener, luego continúe para verificarlo en persona. Es muy importante que lo haga, ya que suponer que puede ser muy costoso el día del evento cuando descubra que el aire acondicionado no funciona correctamente, los baños están sucios o incluso no hay baños para discapacitados, y no hay espacio para su equipo. . Por lo tanto, ¿por qué debería buscar problemas después de ver una ubicación que le guste? Además, siempre tenga un plan B por si surgen circunstancias imprevistas.
6. Realice una verificación final antes del evento
Nunca asuma que todo está en su lugar antes del evento si no ha revisado su plan para confirmarlo. Aparte de las tareas, verifique a todas las personas a las que haya delegado responsabilidades y asegúrese de que estén listas para el evento. Elabora una lista de verificación para esto. Deja que tu mantra sea: es mejor prevenir que curar.
Aunque planificar un evento puede ser una tarea ardua, no dejes que te abrume. Planifique todo lo que quiere que suceda ese día, asigne responsabilidades y establezca recordatorios para ellas. Con una planificación adecuada, puede tener un evento exitoso.
