Notion, una startup con sede en San Francisco, tiene como objetivo reemplazar docenas de aplicaciones y servicios para usted. En su página de inicio, Notion afirma reemplazar las aplicaciones para tomar notas como Evernote y OneNote, las herramientas de gestión de proyectos, las aplicaciones financieras y el software de gestión de tareas. Fiel a su afirmación, Notion ha agregado adiciones significativas para que la experiencia centralizada sea impecable. Hablando de administración de tareas, puede reemplazar fácilmente las aplicaciones de tareas pendientes dedicadas como Todoist, TickTick o la lista de tareas pendientes de Microsoft To-Do y Notion.
A diferencia de las aplicaciones de gestión de tareas dedicadas, Notion se basa en plantillas para crear el próximo plan de la semana. La compañía también ha agregado un complemento de recordatorios para enviar notificaciones en dispositivos móviles. Sin embargo, tampoco está exento de problemas. Exploremos en detalle las capacidades de gestión de tareas de Notion.
Utilice la lista de tareas pendientes de Notion para administrar las tareas
Hay dos formas de administrar tareas en Notion. Puede comenzar desde cero o recibir ayuda de una de las plantillas de administración de tareas integradas para manejar las tareas. En el siguiente ejemplo, crearemos un sistema de gestión de tareas utilizando una plantilla de Notion. Siga los pasos a continuación.
1. Abra Notion e inicie sesión con las credenciales de su cuenta.
2. Cree un nuevo espacio de trabajo, inserte una imagen de portada relevante, un emoji y asígnele un nombre relevante.
3. Utilice la sección Plantillas y busque la plantilla Agenda semanal en el menú Personal. Es una de mis plantillas favoritas para administrar tareas durante una semana agitada y recomiendo a todos los principiantes de Notion que la prueben.
4. Notarás cada día de la semana y una opción de archivo.
Ahora que ha importado la plantilla, es hora de agregar tareas y detalles y aprender a usar recordatorios para recibir notificaciones sobre una tarea.
Agregar tareas en Notion
Déjame ser claro. Puede agregar una tarea pendiente en cualquier parte de Notion. Aquí, implementaremos tareas en la plantilla importada.
Debajo de los días de semana, encontrará el icono +. Haga clic en él para abrir el tipo de elementos disponibles para agregar. Elija Tareas pendientes en el menú emergente. Del mismo modo, puede agregar tantas tareas por día en la plantilla.
Desafortunadamente, no hay forma de agregar más detalles, subtareas o adjuntar archivos a una tarea específica en Notion. También tenemos una solución para eso (consulte la sección posterior). Sin embargo, existe una forma de agregar recordatorios a las tareas. Entendamos eso.
Agregar recordatorios a una tarea en Notion
Ahora que ha agregado tareas en Notion, exploremos cómo usar la función de recordatorios. Siga los pasos a continuación.
1. Vaya a una tarea sobre la que desee que se le recuerde.
2. Use el comando ‘/’ y escriba recordar. La noción mostrará Fecha o recordatorio opción. Haz click en eso.
3. Puede seleccionar Hoy o mañana. Seleccione la opción relevante y la verá agregada a una tarea.
4. Para cambiar la fecha y hora de vencimiento, haga clic en la opción de fecha actual y se abrirá el menú emergente para cambiar la fecha y la hora. Para tareas largas, también puede asignar una fecha de finalización.
Repita el proceso para todas las tareas y terminará con un sólido sistema de administración de tareas en Notion.
Use tarjetas de tareas para administrar las tareas pendientes
Debido a su flexibilidad, Notion también le permite administrar su lista de tareas pendientes en estilo kanban. Simplemente cree un tablero similar a Trello en una página de Notion y comience a crear tarjetas en actividades.
Estas tarjetas de tareas ofrecen una gran ventaja en comparación con una simple lista de tareas pendientes. Por ejemplo, puede hacer clic en cualquier tarjeta y agregar detalles adicionales como comentarios, correo electrónico, teléfono y notas. Las posibilidades son infinitas aquí. Depende de usted cómo desea crear y administrar una tarea específica en Notion.
Limitaciones de la gestión de tareas de Notion
Como mencioné anteriormente, las capacidades de administración de tareas de Notion tampoco están libres de problemas. Los usuarios avanzados encontrarán que falta en varios frentes. Permítanme darles más detalles.
- No hay forma de crear una subtarea en la tarea principal en Notion.
- Notion no ofrece estadísticas detalladas para sus tareas completadas.
- Rivales como Todoist y TickTick ofrecen sugerencias automáticas, algo que falta en Notion.
- No hay forma de agregar tareas recurrentes en Notion.
- Las aplicaciones móviles de Notion dejan mucho que desear. No están tan pulidas como otras soluciones nativas que existen.
- Las plantillas son ricas en funciones pero parecen básicas en comparación con el motor de temas TickTick o Todoist.
Conclusión: use la noción Lista de quehaceres
Puede reemplazar fácilmente su programa básico de administración de tareas con Notion. Sin embargo, a los usuarios avanzados les puede faltar en varios frentes. Si está de acuerdo con las limitaciones anteriores, continúe y desarrolle un sistema de administración de tareas en Notion.