Todos los días, los empleados de las oficinas de todo el mundo pasan incontables horas en salas de reuniones. De hecho, según una investigación reciente, se estima que casi dos tercios del tiempo de los trabajadores se dedican a ellos. Por lo tanto, no es de extrañar que la forma en que diseñe sus salas de reuniones pueda tener un impacto gigantesco en su negocio. Cuando se hace bien, podrá aumentar la productividad y la satisfacción de los empleados al tiempo que reduce el ausentismo y los días de enfermedad. Pero cuando no están a la altura, su equipo puede encontrarse desconectado e improductivo, lo que significa algo más que objetivos perdidos; también puede dañar la moral y llevar a las personas a buscar nuevos trabajos en otros lugares.
Aquí hay siete formas en las que puede transformar sus espacios de reunión en algo realmente grandioso:
Elija el espacio adecuado
Una cosa es tener una sala de reuniones; otra muy distinta es tener la sala de reuniones adecuada para su empresa. Para aprovechar al máximo su equipo, debe diseñar para sus requisitos y circunstancias específicos. Por ejemplo, diferentes tipos de trabajadores requerirán diferentes espacios, por lo que si está diseñando un espacio para gerentes, asegúrese de que tengan privacidad cuando necesiten discutir temas delicados con miembros del equipo. Al mismo tiempo, los diseños de planta abierta son excelentes para fomentar la colaboración entre los miembros del personal que interactúan con frecuencia durante las horas de trabajo. Lo mismo ocurre con los espacios más pequeños que con los grandes: las salas grandes pueden ser buenas para reunir al personal ocasionalmente, pero son menos adecuadas para albergar reuniones regulares con subgrupos pequeños porque no todos podrán escuchar correctamente.
Sepa cuando personalizar
La tecnología ha transformado la forma en que trabajamos, pero puede ser difícil adaptarse cuando se trabaja en un espacio existente, especialmente uno que se construyó antes de que la tecnología fuera tan ampliamente utilizada. Pero si el diseño de su espacio para reuniones no se adapta a los tiempos, probablemente sea hora de una renovación. Sin embargo, no basta con agregar pantallas o accesorios digitales; en lugar de simplemente hacer cambios ad hoc, primero debe saber qué está tratando de lograr. Por ejemplo, si desea crear más colaboración entre los miembros del grupo, considere proporcionar áreas de descanso donde el personal se sienta cómodo teniendo discusiones improvisadas mientras esperan que comiencen las reuniones más grandes. Incluso podría ir tan lejos como para actualizar la iluminación o cambiar la ubicación de sus muebles.
Flexibilice sus espacios para reuniones
Uno de los peligros de los espacios de reunión es que pueden volverse obsoletos rápidamente, lo que los hace inadecuados para nuevos propósitos, lo que puede hacer que las personas se retiren a sus propias oficinas. Para evitar esto, asegúrese de que sus habitaciones sean lo suficientemente flexibles para varios escenarios diferentes. Por ejemplo, si su espacio está diseñado para reuniones de equipo, asegúrese de que haya muchos asientos, pero también áreas donde los miembros del grupo puedan dispersarse y mantener discusiones improvisadas alrededor de mesas o sofás. Incluso puede proporcionar pizarras blancas o rotafolios en algunos lugares. Luego, más adelante, una vez que la reunión haya terminado y se haya desempolvado, encontrará que algunas de esas personas se trasladan a estas «zonas de colaboración» para trabajar en proyectos grupales.
Asegúrese de tener la tecnología adecuada
Ningún espacio para reuniones está completo sin toda la tecnología necesaria para ayudarlo a realizar su trabajo. Verifique si tiene todo disponible (por ejemplo, proyectores, parlantes, pantallas) y reemplace los elementos defectuosos de inmediato. Los proyectores son importantes para asegurarse de que todos en la sala puedan ver lo que está sucediendo, pero solo son útiles si realmente los usa. Puede encontrar el proyector adecuado para su sala de juntas en ProjectorFinder.com para darle vida a sus reuniones. Mientras tanto, asegúrese de que sus altavoces tengan la potencia que necesita. Las impresoras Casio también son ideales para imprimir presentaciones que luego pueden distribuirse por correo electrónico o incluso guardarse directamente en formatos digitales como PDF. Solo asegúrese de que todo funcione a la perfección probándolo de antemano para que la gente no pierda el tiempo tratando de averiguar por qué su computadora portátil no se conecta al proyector.
No dejes que se convierta en un lugar para pasar el rato
Su espacio de reunión no es un área informal para ponerse al día con sus amigos, así que asegúrese de que las personas lo traten como tal haciendo cumplir el mensaje desde el momento en que llegan. Si desea alentarlos a que no conversen por mucho tiempo, coloque bocadillos y bebidas en lugares donde sean visibles, pero asegúrese de que sean lo suficientemente discretos para que los miembros del equipo no se sientan incómodos al comer bocadillos durante las reuniones, especialmente si la comida está prohibida en cualquier otro lugar de su edificio. Es posible que también desee hacer cumplir las reglas sobre la recepción de llamadas o la verificación de mensajes de texto cuando esté en reuniones o cerca de otras personas; considere la posibilidad de crear áreas donde el personal pueda mantener sus dispositivos en modo silencioso sin sentir que se están perdiendo mensajes importantes.
Asegúrese de que sus salas de reuniones se vean geniales
Ahora que le hemos dicho lo que debe hacer, solo hay una cosa más que debe tener en cuenta: su espacio para reuniones debe verse genial. Si sus habitaciones no cumplen con este estándar, simplemente haga algunas modificaciones cosméticas. Del mismo modo, reorganizar los muebles puede cambiar la forma en que las personas interactúan entre sí e incluso cómo piensan sobre el espacio. Dicho esto, resista la tentación de meter demasiado en espacios pequeños; Esto no solo dificultaría que las personas encuentren un asiento, sino que también las presionaría para que se mantengan en movimiento todo el tiempo.
Aumente su espacio con una decoración creativa
Entre reuniones, los espacios de reunión deben servir como un lugar donde las personas puedan trabajar. Para hacer esto, deberá asegurarse de que el área esté bien iluminada, incluya espacios de trabajo para todos y tenga espacio para que los miembros del grupo se muevan. Si no está seguro de qué tipo de decoración funcionaría mejor, busque inspiración en la cultura de su empresa. Esto podría significar pintar las paredes con colores brillantes que reflejen su marca mientras reproduce música alegre de una lista de reproducción en Spotify o configura un fotomatón divertido donde los empleados pueden tomar fotos y publicarlas en línea con sus colegas.
Los aspectos principales a considerar al transformar su espacio de reuniones son la flexibilidad, la tecnología, la etiqueta y la creatividad. Asegúrese de probar todo de antemano para que la transición sea lo más fluida posible y decore su sala de reuniones de la manera que mejor refleje quién es usted como marca. Inspírese en la cultura de su empresa al decidir cómo decorar sus salas de reuniones, los colores vivos y los accesorios divertidos pueden ser de gran ayuda. Estos consejos lo ayudarán a transformar sus salas de reuniones y a asegurarse de que sus empleados puedan colaborar, comunicarse y trabajar de manera efectiva en ellas.
