Un administrador de instalaciones maneja rutinariamente las órdenes de trabajo, pero hay momentos en los que lidiar con todas las demandas puede ser un desafío. En este escenario, contar con un software de gestión de instalaciones es una evolución importante. El sistema facilita la creación, asignación y seguimiento de órdenes de trabajo, genera informes con datos esenciales, organiza un plan de mantenimiento preventivo y ahorra tiempo y dinero.
Pero incluso utilizando el mejor software, puede haber un momento en el que necesite ayuda adicional. Es por eso que las modernas suites de software de administración de instalaciones le permiten usar complementos e integraciones, aplicaciones y utilidades que mejoran un programa principal para ampliar sus capacidades.
La buena noticia es que muchas tecnologías complementarias son accesibles o al menos asequibles. Hay varias formas de expandir las capacidades de su software de órdenes de trabajo y ayudar a optimizar la eficiencia de su empresa.
Lograr iniciar/detener el seguimiento de mano de obra
Las aplicaciones de seguimiento de tiempo le permiten planificar y administrar las horas de trabajo para cada tarea de mantenimiento. Ser capaz de cronometrar los procesos y ver cómo su personal está usando sus horas de trabajo puede ayudarlo a elegir a las personas adecuadas para el trabajo correcto. Además, las tareas que han sido completadas pueden ser marcadas como terminadas por los técnicos para evitar la repetición del trabajo.
Hay diferentes opciones para diferentes necesidades. Algunos son mejores para equipos remotos, ya que permiten que todos accedan a los mismos datos; otros tienen características para ayudar al gerente de la instalación a analizar la productividad del equipo. Muchas apps incluso te permiten generar informes detallados con los datos de cada trabajador y servicio de mantenimiento. Cuando comienza a controlar el tiempo, puede evitar los problemas de los técnicos con exceso de trabajo (o infrautilizados), asegurándose de que todos aprovechen mejor sus horas de trabajo.
Obtenga la integración en línea de QuickBooks
¿Eres un gran usuario de QuickBooks de Intuit? Si es así, verifique si su software se puede conectar a él. Si no lo hace, QuickBooks es un software de contabilidad diseñado especialmente para pequeñas y medianas empresas. Además de las funciones contables esenciales (como la gestión de ingresos y gastos), la aplicación también le permite realizar un seguimiento de las horas de los empleados, el inventario, los recibos, etc.
Teniendo en cuenta que el software de gestión de órdenes de trabajo le permite crear tareas repetidas y registradas a intervalos (semanales, mensuales, semestrales, etc.), estas tareas se pueden vincular a sus QuickBooks. Incluso puede asignar tareas repetitivas específicas a personal en particular utilizando los mismos datos.
Mantenimiento de flotas a tu alcance
Suponga que su departamento tiene una gran flota que administrar. En ese caso, puede resultar difícil realizar un seguimiento de las operaciones de todos los vehículos mientras se utilizan a diario. Afortunadamente, es posible integrar aplicaciones de mantenimiento de flotas con su software de órdenes de trabajo para administrar su flota de vehículos y garantizar su uso seguro y eficiente.
Usando datos del comportamiento de la flota existente y órdenes de trabajo estándar, las organizaciones pueden refinar todos los programas de órdenes de trabajo para alinearse mejor con las necesidades de la empresa. También se puede realizar con gestión remota, rastreando las necesidades de la flota a través de dispositivos móviles como tabletas y celulares.
La integración de Slack los mantiene a todos conectados
Las organizaciones pueden optimizar el software de órdenes de trabajo para aprovechar al máximo sus recursos. El software de órdenes de trabajo también implica agilizar los procesos para ganar tiempo y agilidad. Por ejemplo, ¿sabía que su software de gestión puede notificar automáticamente a su personal lo que debe hacerse sin que usted se esfuerce por redactar y enviar un correo electrónico?
Use aplicaciones de gestión del trabajo para equipos para asegurarse de que todos estén conectados. Crear un espacio de trabajo de equipo virtual permite que todo el equipo se comunique, evitando mensajes uno a uno, generando confusión. Se puede acceder a este entorno virtual desde el teléfono celular de todos y facilita que el gerente de la instalación asigne tareas tan pronto como surjan, comparta datos con los técnicos, controle el progreso de cada trabajo, etc. Como resultado, se dedica menos tiempo notificar a su equipo es más tiempo aplicado a otras tareas imperativas.
Las aplicaciones garantizan el doble de eficiencia
Si está utilizando un software de órdenes de trabajo, es porque desea realizar un seguimiento de todas las necesidades de mantenimiento de su empresa y administrarlas mejor, evitando perder tiempo y dinero. Si bien estos sistemas ya ofrecen herramientas para organizar procesos y diferentes niveles de personalización para satisfacer sus necesidades, puede adoptar algunas características adicionales para que todas las operaciones funcionen sin problemas.
La integración de complementos en el sistema existente puede duplicar la eficiencia y la agilidad de su equipo. Esto le permite administrar e identificar de manera más eficiente la evolución de las tareas urgentes y planificar el mantenimiento preventivo. Le permite continuar operando con éxito en los años venideros.
