La mayoría de la gente está familiarizada con la función de un director de proyecto; Sin embargo, ¿muchos no tienen claro cuál es el papel de un administrador de programas? Aunque ambos roles tienen algunas similitudes, no son iguales. Para empezar, los proyectos y programas no son lo mismo. Un proyecto suele ser una tarea única, temporal y específica que ofrece un resultado tangible. Un programa, por otro lado, consta de varios proyectos relacionados. El objetivo de un programa es impulsar el crecimiento organizacional en lugar de generar un resultado único y tangible. La persona que administra un programa es el administrador del programa.
¿Qué es un administrador de programas?
Básicamente, las responsabilidades de un administrador de programas incluyen articular los objetivos y la estrategia de un programa. Además, un administrador de programas evalúa cómo un programa afectaría a la organización. La supervisión de las listas de proyectos interconectados necesarios para lograr los objetivos generales del programa también se incluiría en la descripción del puesto.
Uno puede pensar en un administrador de programas como un arquitecto. No realizan la instalación física de «paredes» y «pisos», pero crean el diseño general y el anteproyecto necesarios para que la salida sea exitosa. Esencialmente, los administradores de programas reúnen varios elementos para garantizar que el resultado final sea impecable. Es importante señalar que la función de un director de programa no se limita a la finalización de proyectos individuales; su responsabilidad es asegurar el éxito del programa en general.
¿Qué hace un administrador de programas?
El Project Management Institute llama a un Gerente de Programas un «Super Gerente de Proyectos». Un administrador de programas es responsable de la planificación y la gobernanza de un programa, lo que garantiza un resultado exitoso. El conocimiento sobre el negocio es útil, pero sus habilidades de gestión de programas son más importantes. Normalmente, los directores de programas tienen varios años de experiencia como directores de proyectos para muchas iniciativas grandes o complejas.
Las responsabilidades de un administrador de programas incluyen:
- Gestión diaria del programa a lo largo del ciclo de vida de un programa.
- Definir la gobernanza de un programa
- Planificación y seguimiento del progreso del programa general
- Gestionar el presupuesto del programa
- Gestionar problemas y riesgos y tomar las medidas correctivas correspondientes.
- Coordinar proyectos relacionados subyacentes
- Administre y utilice de manera óptima los recursos en múltiples proyectos
- Gestionar la comunicación con las partes interesadas
- Trabajar con Business Change Manager para alinear los entregables con el resultado de un programa.
- Gestionar la documentación del programa
¿Qué buscar en un administrador de programas?
Un administrador de programas piensa estratégicamente para alinear los nuevos programas con los objetivos y la estrategia comercial de una organización. Por lo tanto, necesitan habilidades de coordinación y delegación. Dado que trabajan con diferentes partes interesadas, ciertas cualidades son esenciales en un administrador de programas eficiente. Estas cualidades incluyen:
Habilidades de liderazgo
Los programas son cada vez más complejos. A veces, un administrador de programas puede necesitar coordinar proyectos en todo el mundo, lo que significa que tendrá que trabajar en diferentes culturas. Las habilidades de liderazgo son extremadamente importantes en este campo de trabajo. Deben poder delegar, construir relaciones y empoderar a los miembros del equipo. Para el éxito general de un programa, también deben poder colaborar de manera eficiente con diferentes funciones en una organización.
Habilidades de comunicación
Un administrador de programa puede necesitar trabajar con personas de diferentes países y aún así poder comunicar su visión y / o plan. Las habilidades de comunicación son muy importantes en el arsenal de un administrador de programas. Un director de programa eficaz es aquel que se comunica eficazmente con las partes interesadas y los miembros del equipo, asegurando que todos comprendan las prioridades y limitaciones de un programa.
Capacidad de análisis
La mayoría de los programas generan cantidades masivas de datos: financieros, estadísticos y más. Un administrador de programas debe poder recopilar e integrar rápidamente la información, analizándola para sintetizar los requisitos. Las sólidas habilidades analíticas les ayudarán a resumir eficazmente las conclusiones del programa. Los administradores de programas con una fuerte inclinación mental analítica toman decisiones basadas en hechos, lo que ayuda a completar con éxito un programa.
Habilidades de gestión de las partes interesadas
Los administradores de programas trabajan con varias partes interesadas y deben comprender los deseos, las necesidades y los requisitos de cada uno de ellos. Muy a menudo, deben ser pragmáticos, pero diplomáticos, para gestionar las expectativas de las partes interesadas. Los programas existen solo gracias a las partes interesadas. Por lo tanto, es fundamental que se trate a las partes interesadas de la manera más profesional.
Habilidades de influencia y negociación
Para obtener lo que necesita para un programa, las habilidades de influencia y negociación son útiles. Cuando su trabajo requiere que colabore con muchos equipos y varias personas, ser sutilmente influyente puede ser útil para atraer a las personas a su forma de pensar sin fuerza ni coerción. Las habilidades de negociación son importantes para llegar a un acuerdo o compromiso y para resolver diferencias.
Habilidades de manejo de conflictos
Son numerosos los conflictos que surgen durante el ciclo de vida de un programa. Los administradores de programas que enfrentan conflictos y los abordan directamente, aceleran la toma de decisiones. Esto aumenta el ritmo del programa en general. La gestión de conflictos no intenta resolver los problemas por la fuerza. En cambio, tiene como objetivo resolver los problemas de una manera que tanto los miembros del equipo como las partes interesadas se sientan motivados para seguir adelante.
Conclusión
Un administrador de programas eficaz y eficiente puede formular una visión del “panorama general” y puede vender esa visión a otros. También son expertos en planificación y gestión de recursos para garantizar el resultado deseado de un programa en particular.
