Los técnicos y subcontratistas son la última línea de defensa contra un problema técnico, incluso en el mundo actual, donde se puede hacer casi todo de forma remota utilizando la tecnología. Cualquier servicio relacionado con el campo, naturalmente, tiene una flota de técnicos de campo que se supone que deben visitar al cliente cada vez que se informa un problema. Si bien esto puede parecer sencillo y lo suficientemente fácil de coordinar para cualquier empresa, no siempre es tan simple. El problema es que aproximadamente la mitad de las empresas de servicios de campo de hoy en día todavía utilizan métodos manuales para programar y enviar técnicos. Aquí es donde entra en juego el software de despacho, nivelando el panorama para agilizar los despachos y haciéndolos extremadamente eficientes tanto en tiempo como en costo. Exploraremos cómo distribuir el software funciona y cómo puede aprovecharlo al máximo.
¿Cómo funciona el software de despacho?
El software de despacho es simplemente una solución digital que mejora la eficiencia de la gestión de los técnicos en el campo. La administración aquí incluye preseleccionar, guiarlos a los sitios, reasignarlos después de que se realiza una tarea y rastrear su ruta. El modo de operación manual depende completamente de direcciones escritas, correos electrónicos, calendarios y otras herramientas. Estas herramientas dejan un gran margen de error, ya sea del lado del técnico o del despachador. El tiempo y el esfuerzo que se necesita para asignar un técnico y reasignarlo si es necesario a través de métodos manuales son simplemente demasiado grandes para dejarlo pasar. Todo el departamento se vuelve vulnerable a una parada si el técnico se ve obligado a pasar por el aro para completar su trabajo.
El software de despacho toma todos estos problemas y les proporciona soluciones digitales que agilizan todo el proceso, desde los informes de los clientes hasta las reasignaciones. Las personas responsables de enviar a los técnicos podrán utilizar las computadoras para vigilar a toda la fuerza laboral, dándoles una visión concluyente de los técnicos, los trabajos y las ubicaciones disponibles. Tener tal visibilidad facilita que tanto el técnico como el despachador brinden sus servicios. Curiosamente, los filtros de software pueden clasificar a los técnicos de acuerdo con sus habilidades, es una ventaja que se puede utilizar para un enrutamiento mucho más eficiente.
Respuesta rápida
Muchos servicios que requieren técnicos pueden convertirse en emergencias en el peor de los casos. Lo último que necesita es que sus despachadores y agentes de la ley se ahoguen en el papeleo y no puedan coordinarse rápidamente para llegar a una emergencia. Como se menciona en este sitio, el software de despacho puede ayudar a las fuerzas del orden a informarse sobre encuentros anteriores con sospechosos, lo que podría salvarles la vida en ciertos casos. Cuando algo sale mal, siempre es mejor minimizar esas posibilidades eliminando puntos de control innecesarios, lo que se hace mejor a través del software de despacho. Tener una fuente de datos en tiempo real que obtiene de sus conductores y técnicos lo ayudará a coordinar una solución a un problema crítico o urgente.
Gestión de transporte
Cuando hay muchos envíos simultáneos, el proceso puede volverse bastante agitado sin software. Las soluciones digitales de gestión de despacho garantizan que el proceso de transporte se supervise con precisión, lo que le brinda un mayor control de cada paso del transporte. Desde rastrear ubicaciones de trabajos con GPS hasta guiar a sus conductores al área del sitio, podrá comunicarse de manera eficiente con sus técnicos para brindar servicios consistentes.
Automatización
La automatización es el nombre del juego en una época en la que todo el mundo espera nada más que soluciones rápidas y de alta calidad. La programación automatizada será uno de sus aliados más fuertes que obtendrá del software de despacho. Puede permitir que el sistema asigne y reasigne automáticamente técnicos a los trabajos, teniendo en cuenta su conjunto de habilidades, la proximidad de la ubicación y otros factores importantes. Una vez que se haya resuelto la programación, podrá concentrarse en los asuntos más importantes del negocio, sin mencionar que no perderá el tiempo de su despachador, ahorrándose tiempo y dinero.
Acceso móvil
Los técnicos definitivamente disfrutarán de poder buscar la ubicación del servicio, la fecha de reparación y mucha otra información importante específica del servicio en sus teléfonos móviles. Con el software de despacho, la comunicación se vuelve mucho más eficiente a medida que el móvil se convierte en el eje central de contacto. Sus despachadores podrán transmitir información rápidamente a los agentes siempre que la necesiten, además de brindarles a los técnicos la capacidad de informar cualquier hallazgo que pueda causar una interrupción en el cronograma. Incluso los clientes pueden usar la aplicación para comunicarse directamente con los despachadores y ser asignados en cuestión de minutos.
El software de despacho es esencial para cualquier operación empresarial u organización que dependa de llamadas programadas, respuestas de campo y servicios similares. El proceso de administración de despacho manual ya no es una forma segura o eficiente de manejar llamadas de servicio o emergencias. Cuanto más optimice el proceso de envío, más se destacará de la competencia y mejor servirá a sus clientes.
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