El proceso de nómina puede ser una tarea abrumadora. Lo último que desea es que los cheques de pago de sus empleados sean incorrectos o, peor aún, que no se procesen en absoluto. Siga leyendo para aprender cómo hacer que el proceso sea más fácil y sin errores.
Cree un formulario por empleado con su información
Esta es la idea básica que debe tener cuando se trata de nómina. Desea que cada empleado pueda ver su cheque de pago y que presente una tarjeta de horas trabajadas en un día determinado para que nadie reciba el pago dos veces y todos sepan cuánto dinero están recibiendo de su empresa. De esta manera puede administrar completamente la nómina de sus empleados. Todo va en una caja y puede pasar fácilmente a través de un contador que procesará toda esta información antes de distribuir los cheques de pago al final de cada mes o semana.
Incluya pasos que sean fáciles de seguir para los empleados
Asegúrese de incluir todos los detalles en el formulario sobre lo que necesitan saber. Esto significa incluir cuántas horas trabajaron, si su tarjeta de tiempo se entregó o no para un día determinado si solo se completó parcialmente (para que no haya confusión) y cualquier otra información que pueda ayudarlos a comprender exactamente dónde debe ir todo.
Además, asegúrese de que todos sus empleados estén al tanto de qué días serán días de pago para que esto no sea un problema al enviar sus hojas de tiempo o mirar sus cheques. Actualizar a todos en estas fechas anualmente funciona bien porque las personas a menudo se olvidan a menos que se lo recuerden. Después de crear un formulario por empleado con su información, incluya pasos que sean fáciles de seguir para los empleados actualizando a todos en las fechas del día de pago anualmente.
Asigne a una persona que se encargará de cada paso
Para evitar confusiones y mantener la confidencialidad, es una buena idea asignar una persona que se encargue de todo el proceso. Esto significa recopilar toda esta información e ingresarla en campos específicos en una plataforma en línea o directamente en el sitio web de su empresa. Quiere a alguien en quien pueda confiar con detalles tan sensibles para que no haya riesgo de errores al procesar la nómina cada semana / mes.
Asigne a una persona que se encargará de cada paso de este nuevo proceso de nómina permitiéndoles ingresar información en campos específicos y recopilar datos de las tarjetas de tiempo enviadas diariamente / semanalmente / mensualmente y luego actualizar a todos anualmente en las fechas de los días de pago. Siéntase tranquilo creando formularios para que los empleados los utilicen para realizar un seguimiento de sus horas trabajadas, enviar tarjetas de tiempo y ver sus cheques de pago. Asigne a una persona que se encargará de cada paso de este nuevo proceso de nómina permitiéndoles ingresar información en campos específicos y recopilar datos de las tarjetas de tiempo enviadas diariamente / semanalmente / mensualmente y luego actualizar a todos anualmente en las fechas de los días de pago.
Tenga un número de contacto de emergencia
Es importante que se incluya en el formulario de contacto de emergencia de todos sus empleados en caso de que ocurra algo y no pueda comunicarse con ellos o con otra persona con la que estén. También es inteligente tener este número para usted, de modo que si algo sucediera, la gente sabría con quién debería ser su próximo paso con respecto a la información de nómina.
Un truco que aprendí de un contador fue agregarlo como «Soporte de nómina» en la columna de designación de la hoja de cálculo de mi empleado, para que no haya confusión entre emergencias personales / laborales al llamar o enviar correos electrónicos sobre cheques de pago.
Establezca un tiempo fijo para que ocurra este proceso de nómina
Haga de este tiempo un horario fijo. Por ejemplo, podría hacer la nómina cada dos viernes a la misma hora del día para todos o una vez al mes el primer miércoles de ese mes, pase lo que pase.
La razón de esto es que desea convertir el proceso de nómina en un hábito. Esto será más fácil si se convierte en algo que haces en piloto automático y en lo que no estás pensando todo el tiempo. Si el tiempo establecido varía demasiado de una persona a otra, es posible que a algunas personas no se les pague o les retrasen sus cheques de pago porque se olvidaron / se distrajeron al procesar la nómina, lo que puede resultar en problemas reales con sus empleados en el futuro.
Establecer un horario fijo significa que todos saben exactamente qué día sucederá para que nadie se lo pierda, ya que no hay nada peor que que el dinero llegue tarde o no llegue. Su negocio funciona mejor cuando todo sucede como se esperaba.
Es importante tener un sistema de nómina seguro que no produzca errores. Esto ayudará a disminuir la carga de los empleados, quienes tienen la tarea de resolver problemas cuando surgen. Tener una solución automatizada para el proceso de nómina de su empresa puede facilitar mucho las cosas porque no necesita errores humanos o la entrada manual de datos que consume mucho tiempo.
