Hoy en día, la gente literalmente llama al mundo como una entidad controlada por la mente maestra que se llama «La Tecnología». La razón de esto es que todo se simplifica con la aplicación de la tecnología. Así, no hay espacio para operar ningún tipo de negocio sin la ayuda de la tecnología. Uno de los mejores servicios de tecnología para una empresa es la gestión de datos y almacenamiento. Según Prasad (2018), la gestión de datos y almacenamiento se puede definir como el proceso de mantenimiento de la infraestructura de almacenamiento de las empresas mediante la gestión de la conectividad, la seguridad y la disponibilidad de los dispositivos de almacenamiento. Las últimas tendencias en la gestión de datos y almacenamiento son la computación en la nube, los macrodatos, la minería de datos y la Internet de las cosas (IoT).
Las PYME o las pequeñas y medianas empresas son la estructura empresarial más común en el mundo. Como explica la Comisión Europea (2018) el 99% de las entidades comerciales en Europa son pequeñas y medianas empresas. Este hecho revela que la competencia y el crecimiento de estas empresas son rápidos. Por lo tanto, una buena gestión de datos y almacenamiento es una preocupación clave para la continuidad de su negocio.
Por qué las PYME deberían utilizar la gestión de almacenamiento de datos
Las bases de datos y las redes de almacenamiento pueden ser útiles para una PYME de muchas maneras para aumentar su productividad, eficiencia, marketing y muchos otros procesos comerciales. Por otro lado, estas técnicas pueden ayudar a los propietarios y líderes de las empresas a tomar decisiones inteligentes mediante el uso de herramientas avanzadas de análisis de datos que se basan en la gestión de datos.
La contabilidad o teneduría de libros es una parte esencial y un requisito legal importante de las operaciones comerciales. Unas décadas antes, las empresas solo usaban libros de contabilidad para registrar sus transacciones. Esto requirió mucha participación humana y tuvo que desempeñar un papel importante para proteger la precisión de los registros. Pero los sistemas de información revolucionaron este mecanismo. Los sistemas de contabilidad computarizados automatizados como Sage 50, QuickBooks introdujeron una forma de llevar la contabilidad digitalmente sin necesidad de papeleo. Hoy en día, el software de contabilidad no necesita estar instalado en la PC. La razón de esto es la introducción de aplicaciones de contabilidad en la nube a las empresas como un SaaS (software como servicio). Hay muchas aplicaciones de contabilidad en la nube en Internet y la mayoría de ellas están dirigidas a las PYME. Algunos ejemplos de este tipo de aplicaciones son la contabilidad Wave, los libros Zoho, Freshbook, etc. Las pymes pueden usar estas aplicaciones gastando menos de $ 10 por mes y sin ninguna habilidad contable. ACCA (2013) mencionó claramente que la facilidad de uso, el acceso remoto, la reducción del costo inicial y la eficiencia son las principales razones para utilizar la plataforma en la nube para la contabilidad. Figura 1 representa las ventajas de utilizar la contabilidad en la nube como empresa.
El ejemplo anterior es una situación perfecta que revela la influencia tanto de la gestión de datos (sistemas de contabilidad automatizados) como de la gestión del almacenamiento (infraestructura basada en la nube) para las pymes. Las principales ventajas de la gestión de datos y almacenamiento para las pymes modernas se pueden clasificar de la siguiente manera.
- Precisión: Los cálculos sistemáticos minimizan el error de información.
- Escalabilidad: Una buena gestión del almacenamiento permite que las pymes escalen según sus necesidades.
- Automatización: El procesamiento de datos se puede automatizar y puede reducir el tiempo para llevar a cabo operaciones comerciales específicas ‘
- Fiabilidad: Las copias de seguridad y la sincronización de datos protegen la integridad de la información empresarial.
- Velocidad: Es posible la transmisión rápida de datos y la colaboración con los compañeros de trabajo con el uso del servicio de gestión de almacenamiento y datos.
Aunque existen muchas ventajas para las PYMES en la gestión de datos y almacenamiento, existen algunos factores que toda PYME debería tener en cuenta para llevar a cabo la gestión de datos y almacenamiento. Estos factores se discutirán en la siguiente sección.
Desafíos para la gestión de datos y almacenamiento
Alton (2018) ha señalado los siete problemas principales en los sistemas de gestión de almacenamiento y datos como se muestra a continuación.
- Elegir infraestructura – Hay muchas formas de mantener una infraestructura de almacenamiento. Como el mantenimiento de servidores internos, la compra de alojamiento compartido, la compra de alojamiento dedicado o la compra de espacio en la nube. Todas estas opciones son posibles para las pymes, actualmente, la mejor opción de infraestructura de almacenamiento es Cloud Hosting.
- Costo – El mantenimiento interno no será la opción de administración de almacenamiento para algunas empresas debido a su costo. Por lo tanto, el costo es un factor importante a la hora de decidir el método de gestión del almacenamiento.
- Seguridad – El mayor problema en la gestión del almacenamiento es la seguridad. Incluso los dispositivos están técnicamente completamente protegidos, hay mucho espacio para ser víctima de un ataque de ingeniería social como PYME. Una buena protección técnica con políticas de datos sólidas puede solucionar este problema.
- Corrupción de almacenamiento – Como resultado, los dispositivos de almacenamiento pueden estar corruptos y perder datos empresariales. La copia de seguridad de datos es la mejor solución para gestionar estas situaciones.
- Escalabilidad – Todas las opciones de gestión de almacenamiento no se pueden escalar fácilmente al almacenamiento en la nube. Por lo tanto, las PYME deberían tener una mejor estimación de su uso de datos y sus necesidades futuras de almacenamiento.
- Accesibilidad – Tener almacenamiento en línea significa que la organización debe transferir datos entre sus usuarios y el proveedor de almacenamiento a través de Internet. La mala conectividad a Internet y las preocupaciones por los costos pueden verse afectadas por la accesibilidad de los datos en línea y la gestión del almacenamiento.
- Compatibilidad – En algunas ocasiones, los archivos de la organización pueden no ser compatibles con los dispositivos de almacenamiento debido a diferentes sistemas operativos y otro uso de software.
En la actualidad, mitigar los desafíos de la gestión de datos y almacenamiento es mucho más fácil con el rápido crecimiento de esta industria como parte esencial de cualquier tipo de negocio en todo el mundo.
Conclusión
La era moderna es el momento en que las pequeñas y medianas empresas no pueden abstenerse de mantener la gestión de datos y almacenamiento como una función empresarial central para operar. Este método de gestión basado en TI permite que las PYME sean más eficientes, productivas y seguras. Sin embargo, las PYMES deben seguir una buena planificación de almacenamiento y datos y tomar decisiones correctas para evitar las consecuencias que pueden ocurrir como resultado de las amenazas a los datos y el almacenamiento.
Referencias
- ACCA (2013) Tendencias tecnológicas: su impacto en la profesión contable global. [Online] Disponible en: http://www.accaglobal.com/content/dam/acca/global/PDF-technical/futures/pol-af-ttti.pdf. [Accessed: 5th May 2018].
- Alton, L. (2018) Los 7 problemas más grandes en el almacenamiento de datos y cómo superarlos. [Online] Disponible en: https://www.smartdatacollective.com/7-biggest-problems-data-storage-overcome. [Accessed: 4th May 2018].
- Comisión Europea (2018) ¿Qué es una PYME?. [Online] Disponible en: http://ec.europa.eu/growth/smes/business-friendly-environment/sme-definition_en. [Accessed: 4th May 2018].
- Prasad, P. (2018) Introducción a las tecnologías de gestión y almacenamiento de datos. [Online] Disponible en: https://www.edx.org/course/introduction-data-storage-management-ieeex-storage101x-0. [Accessed: 30th March 2018].
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