Hoy en día, la gente literalmente llama al mundo como una entidad controlada por la mente maestra que se llama «La Tecnología». La razón de esto es que todo se simplifica con la aplicación de la tecnología. De esa manera, no hay espacio para operar ningún tipo de negocio sin la ayuda de la tecnología. Uno de los mejores servicios de tecnología para una empresa es la gestión de datos y almacenamiento. Según Prasad (2018), la gestión de datos y almacenamiento se puede definir como el proceso de mantenimiento de la infraestructura de almacenamiento de las empresas mediante la gestión de la conectividad, la seguridad y la disponibilidad de los dispositivos de almacenamiento. Las últimas tendencias en gestión de datos y almacenamiento son la computación en la nube, Big Data, minería de datos e Internet de las cosas (IoT).
Las PYMES o Pequeñas y Medianas empresas son la estructura empresarial más común en el mundo. Como explica la Comisión Europea (2018), el 99% de las entidades comerciales en Europa son pequeñas y medianas empresas. Este hecho revela que la competencia y el crecimiento de estas empresas son rápidos. Por lo tanto, una buena gestión de datos y almacenamiento es una preocupación clave para la continuidad de su negocio.
Por qué las pymes deberían utilizar la gestión del almacenamiento de datos
Las bases de datos y las redes de almacenamiento pueden ser útiles para una PYME de muchas maneras para aumentar su productividad, eficiencia, marketing y muchos otros procesos comerciales. Por otro lado, estas técnicas pueden ayudar a los propietarios y líderes de las empresas a tomar decisiones inteligentes mediante el uso de herramientas avanzadas de análisis de datos que se basan en la gestión de datos.
La contabilidad o teneduría de libros es una parte esencial y un requisito legal importante de las operaciones comerciales. Unas décadas antes, las empresas usaban solo libros de contabilidad para registrar sus transacciones. Esto requirió mucha participación humana y tuvo que desempeñar un papel importante para proteger la precisión de los registros. Pero los sistemas de información revolucionaron este mecanismo. Los sistemas de contabilidad computarizados automatizados como sage 50, QuickBooks introdujeron una forma de llevar la contabilidad digitalmente sin usar papeleo. Hoy en día, el software de contabilidad no necesita ser instalado en la PC. El motivo es la introducción de aplicaciones de contabilidad en la nube para empresas como SaaS (Software as a Service). Hay muchas aplicaciones de contabilidad en la nube en Internet y la mayoría de ellas están dirigidas a las PYME. Algunos ejemplos de este tipo de aplicaciones son la contabilidad de Wave, los libros de Zoho, Freshbook, etc. Las PYME pueden usar estas aplicaciones gastando menos de $ 10 por mes y sin ninguna habilidad de contabilidad. ACCA (2013) mencionó claramente que la facilidad de uso, el acceso remoto, la reducción del costo inicial y la eficiencia son las principales razones para usar la plataforma en la nube para la contabilidad. Figura 1 representa las ventajas de utilizar la contabilidad en la nube como empresa.
El ejemplo anterior es una situación perfecta que revela la influencia tanto de la gestión de datos (sistemas de contabilidad automatizados) como de la gestión de almacenamiento (infraestructura basada en la nube) para las pymes. Las principales ventajas de la gestión de datos y almacenamiento para las pymes modernas se pueden clasificar de la siguiente manera.
- Precisión: Los cálculos sistemáticos minimizan el error de información.
- Escalabilidad: Una buena gestión del almacenamiento permite que la PYME escale según sus necesidades.
- Automatización: El procesamiento de datos se puede automatizar y puede reducir el tiempo para llevar a cabo operaciones comerciales específicas.
- Fiabilidad: Copias de seguridad y sincronización de datos y protección de la integridad de la información empresarial.
- Velocidad: La transmisión rápida de datos y la colaboración con compañeros de trabajo son posibles con el uso del servicio de gestión de datos y almacenamiento.
Aunque existen muchas ventajas para las PYME en la gestión de datos y almacenamiento, hay algunos factores que toda PYME debería tener en cuenta para llevar a cabo la gestión de datos y almacenamiento. Esos factores se discutirán en la siguiente sección.
Desafíos para la gestión de datos y almacenamiento
Alton (2018) ha señalado los siete problemas principales en los sistemas de gestión de datos y almacenamiento a continuación.
- Elegir infraestructura – Hay muchas maneras de mantener una infraestructura de almacenamiento. Como el mantenimiento de servidores internos, la compra de alojamiento compartido, la compra de alojamiento dedicado o la compra de espacio en la nube. Todas estas opciones son posibles para las PYMES, actualmente, la mejor opción de infraestructura de almacenamiento es el Cloud Hosting.
- Costo – El mantenimiento interno no será la opción de administración de almacenamiento para algunas empresas debido a su costo. Por lo tanto, el costo es un factor importante para decidir el método de gestión del almacenamiento.
- Seguridad – El mayor problema en la gestión del almacenamiento es la seguridad. Incluso los dispositivos están técnicamente completamente protegidos, hay mucho espacio para ser víctima de un ataque de ingeniería social como PYME. Una buena protección técnica con políticas de datos sólidas puede superar este problema.
- Corrupción de almacenamiento – Los dispositivos de almacenamiento pueden corromperse y, como resultado, perder datos empresariales. La copia de seguridad de datos es la mejor solución para gestionar estas situaciones.
- Escalabilidad – Todas las opciones de administración de almacenamiento no se pueden escalar fácilmente al almacenamiento en la nube. Por lo tanto, las pymes deberían tener una mejor estimación de su uso de datos y futuras necesidades de almacenamiento.
- Accesibilidad – Tener almacenamiento en línea significa que la organización debe transferir datos entre sus usuarios y el proveedor de almacenamiento a través de Internet. La mala conectividad a Internet y las preocupaciones por los costos pueden verse afectadas por la accesibilidad de los datos en línea y la gestión del almacenamiento.
- Compatibilidad – En algunas ocasiones, los archivos de la organización pueden no ser compatibles con los dispositivos de almacenamiento debido a diferentes sistemas operativos y otro uso de software.
Mitigar los desafíos de la gestión de datos y almacenamiento hoy en día es mucho más fácil con el rápido crecimiento de esta industria como parte esencial de cualquier tipo de negocio en todo el mundo.
Conclusión
La era moderna es el momento en que las pequeñas y medianas empresas no pueden abstenerse de mantener la gestión de datos y almacenamiento como una función comercial central para operar. Este método de gestión basado en TI permite que las pymes sean más eficientes, productivas y seguras. Sin embargo, las PYMES deben seguir una buena planificación de datos y almacenamiento y tomar las decisiones correctas para evitar las consecuencias que pueden ocurrir como resultado de las amenazas a los datos y el almacenamiento.
Referencias
- ACA (2013) Tendencias tecnológicas: su impacto en la profesión contable global. [Online] Disponible en: http://www.accaglobal.com/content/dam/acca/global/PDF-technical/futures/pol-af-ttti.pdf. [Accessed: 5th May 2018].
- Alton, L. (2018) Los 7 mayores problemas en el almacenamiento de datos y cómo superarlos. [Online] Disponible en: https://www.smartdatacollective.com/7-biggest-problems-data-storage-overcome. [Accessed: 4th May 2018].
- Comisión Europea (2018) ¿Qué es una pyme?. [Online] Disponible en: http://ec.europa.eu/growth/smes/business-friendly-environment/sme-definition_en. [Accessed: 4th May 2018].
- Prasad, P. (2018) Introducción a las tecnologías de gestión y almacenamiento de datos. [Online] Disponible en: https://www.edx.org/course/introduction-data-storage-management-ieeex-storage101x-0. [Accessed: 30th March 2018].
