Un administrador de instalaciones maneja rutinariamente las órdenes de trabajo, pero hay ocasiones en las que lidiar con todas las demandas puede ser un desafío. En este escenario, contar con un software de gestión de instalaciones supone una evolución significativa. El sistema facilita la creación, asignación y seguimiento de órdenes de trabajo, genera informes con datos esenciales, organiza un plan de mantenimiento preventivo y ahorra tiempo y dinero.
Pero incluso utilizando el mejor software, puede haber un momento en el que necesite ayuda adicional. Es por eso que los paquetes de software de administración de instalaciones modernas le permiten utilizar complementos e integraciones, aplicaciones y utilidades que mejoran un programa principal para ampliar sus capacidades.
La buena noticia es que muchas tecnologías complementarias son accesibles o al menos asequibles. Hay varias formas de expandir las capacidades de su software de órdenes de trabajo y ayudar a optimizar la eficiencia de su empresa.
Lograr iniciar / detener el seguimiento del trabajo de parto
Las aplicaciones de seguimiento del tiempo le permiten planificar y administrar las horas de trabajo para cada tarea de mantenimiento. Ser capaz de cronometrar los procesos y ver cómo su personal está usando sus horas de trabajo puede ayudarlo a elegir a las personas adecuadas para el trabajo adecuado. Además, las tareas que se han completado pueden marcarse como terminadas por los técnicos para evitar trabajos repetidos.
Hay diferentes opciones para diferentes necesidades. Algunos son mejores para equipos remotos, ya que permiten que todos accedan a los mismos datos; otros tienen funciones para ayudar al administrador de la instalación a analizar la productividad del equipo. Muchas aplicaciones incluso te permiten generar informes detallados con los datos de cada trabajador y servicio de mantenimiento. Cuando comienza a realizar un seguimiento del tiempo, puede evitar los problemas de los técnicos con exceso de trabajo (o subutilizados), asegurando que todos hagan un mejor uso de sus horas de trabajo.
Obtenga la integración en línea de QuickBooks
¿Eres un gran usuario de QuickBooks de Intuit? Si es así, compruebe si su software se puede conectar a él. Si no lo hace, QuickBooks es un software de contabilidad diseñado especialmente para pequeñas y medianas empresas. Además de las funciones de contabilidad esenciales (como la gestión de ingresos y gastos), la aplicación también le permite realizar un seguimiento de las horas de los empleados, el inventario, los recibos, etc.
Teniendo en cuenta que el software de administración de órdenes de trabajo le permite crear tareas repetidas y registradas a intervalos (semanal, mensual, semestral, etc.), estas tareas pueden vincularse a sus QuickBooks. Incluso puede asignar tareas repetitivas específicas a personal en particular utilizando los mismos datos.
Mantenimiento de flotas a su alcance
Suponga que su departamento tiene una gran flota que administrar. En ese caso, puede resultar difícil rastrear las operaciones de todos los vehículos mientras se utilizan a diario. Afortunadamente, es posible integrar aplicaciones de mantenimiento de flotas con su software de órdenes de trabajo para administrar su flota de vehículos y garantizar su uso seguro y eficiente.
Utilizando datos del comportamiento de la flota existente y órdenes de trabajo estándar, las organizaciones pueden refinar todos los programas de órdenes de trabajo para alinearse mejor con las necesidades de la empresa. También se puede hacer con administración remota, rastreando las necesidades de la flota a través de dispositivos móviles como tabletas y teléfonos celulares.
La integración de Slack los mantiene a todos conectados
Las organizaciones pueden optimizar el software de órdenes de trabajo para aprovechar al máximo sus recursos. El software de órdenes de trabajo también implica la optimización de procesos para ganar tiempo y agilidad. Por ejemplo, ¿sabía que su software de gestión puede notificar automáticamente a su personal lo que debe hacerse sin que usted se esfuerce por redactar y enviar un correo electrónico?
Utilice aplicaciones de gestión del trabajo para equipos para asegurarse de que todos estén conectados. La creación de un espacio de trabajo de equipo virtual permite que todo el equipo se comunique, evitando mensajes uno a uno, generando confusión. A este entorno virtual se puede acceder desde el teléfono celular de todos y facilita que el administrador de la instalación asigne tareas tan pronto como surjan, comparta datos con los técnicos, monitoree el progreso de cada trabajo, etc. Como resultado, menos tiempo dedicado notificar a su equipo es más tiempo dedicado a otras tareas imperativas.
Las aplicaciones garantizan la doble eficiencia
Si está utilizando un software de órdenes de trabajo, es porque desea realizar un seguimiento de todas las necesidades de mantenimiento de su empresa y gestionarlas mejor, evitando perder tiempo y dinero. Si bien estos sistemas ya ofrecen herramientas para organizar procesos y diferentes niveles de personalización para satisfacer sus necesidades, puede adoptar algunas características adicionales para que todas las operaciones se desarrollen sin problemas.
La integración de complementos en el sistema existente puede duplicar la eficiencia y la agilidad de su equipo. Esto le permite gestionar e identificar de forma más eficiente la evolución de las tareas urgentes y planificar el mantenimiento preventivo. Le permite seguir funcionando con éxito durante los próximos años.
